Τέλος στις πρόβες του Εσωτερικού Ελέγχου

Σε ισχύ τίθεται από την αρχή του επόμενου χρόνου η Πράξη Διοικητή της ΤτΕ για τα Συστήματα Εσωτερικού Ελέγχου που αλλάζει ριζικά τον τρόπο λειτουργίας του ασφαλιστικού κλάδου ενόψει της προσαρμογής του στο Solvency II. Το νέο κανονιστικό πλαίσιο, που έχει τεθεί σε διαβούλευση από πέρυσι το καλοκαίρι, αναμένεται να δημοσιευθεί άμεσα απο την εποπτική αρχή, έχοντας ενσωματώσει τις παρατηρήσεις της ασφαλιστικής αγοράς.

Οι αλλαγές συνιστούν καθοριστικό βήμα για την εσωτερική οργάνωση των ασφαλιστικών επιχειρήσεων, που καλούνται να αναπροσαρμόσουν τον τρόπο λειτουργίας τους υιοθετώντας νέες δομές διοίκησης και λήψης αποφάσεων στη βάση της συστηματικής παρακολούθησης όλων των μορφών κινδύνων που αντιμετωπίζει μια ασφαλιστική επιχείρηση. 

Η διοίκηση

Η εποπτική αρχή εισάγει την έννοια του ασυμβίβαστου των ρόλων και της σύγκρουσης συμφερόντων μεταξύ των μελών του διοικητικού συμβουλίου και της διοίκησης και επιβάλλει το διαχωρισμό των καθηκόντων μεταξύ των δύο οργάνων. Για την αποφυγή της σύγκρουσης συμφερόντων οι ασφαλιστικές εταιρείες θα πρέπει να εφαρμόζουν τις αρχές της εταιρικής διακυβέρνησης που αφορούν στο διαχωρισμό των εκτελεστικών και εποπτικών αρμοδιοτήτων των μελών του Δ.Σ. σε συνδυασμό με το διαχωρισμό των αρμοδιοτήτων του προέδρου από τις εκτελεστικές αρμοδιότητες του διευθύνοντος συμβούλου. 

Στο πλαίσιο αυτό αρμοδιότητα του διοικητικού συμβουλίου είναι να χαράσσει την επιχειρησιακή στρατηγική, να εγκρίνει τις πολιτικές υλοποίησής της, να ελέγχει το έργο των εκτελεστικών οργάνων και να εγκρίνει τις διαδικασίες αποτελεσματικής και ασφαλούς λειτουργίας της επιχείρησης. Η ουσιαστική διοίκηση και διαχείριση θα πρέπει να ανατίθεται σε δύο ανώτατα διοικητικά στελέχη, τα οποία θα λειτουργούν ως εκτελεστικά μέλη του διοικητικού συμβουλίου και θα είναι τα υπεύθυνα πρόσωπα έναντι της ΤτΕ. 

Αντίθετα η διοίκηση αποτελεί το ανώτατο εκτελεστικό όργανο της ασφαλιστικής επιχείρησης με κύρια αρμοδιότητα τη συνεπή υλοποίηση της εγκεκριμένης από το διοικητικό συμβούλιο επιχειρησιακής στρατηγικής και την εξειδίκευσή της με τη χάραξη κατάλληλης για κάθε λειτουργία πολιτικής και τον καθορισμό των επιμέρους στόχων του κάθε τομέα δραστηριότητας, διοικητικό όργανο και υπηρεσιακή μονάδα.

Το διοικητικό συμβούλιο εγκρίνει συγκεκριμένο οργανόγραμμα, που απεικονίζει την οργανωτική διάρθρωση της ασφαλιστικής επιχείρησης, καθώς και τη λεπτομερή περιγραφή των αρμοδιοτήτων και των ορίων ευθύνης κάθε δραστηριότητας και υπηρεσιακής μονάδας. Κάθε εταιρεία θα πρέπει επίσης να διαθέτει λεπτομερή και καταγεγραμμένη εσωτερική οργάνωση και λειτουργία που θα διασφαλίζει το σαφή καθορισμό των καθηκόντων και των ορίων δικαιοδοσίας και ευθύνης κάθε λειτουργού, τον καθορισμό των υπευθύνων για κάθε εργασία και κάθε συναλλαγή έτσι ώστε να περιορίζονται τα κενά πληροφόρησης και να εξασφαλίζουν αφενός τον αποτελεσματικό διοικητικό έλεγχο κάθε δραστηριότητας και αφετέρου την ανεξαρτησία των υπεύθυνων υπηρεσιακών μονάδων. 

Κεντρικό ρόλο στην αποτελεσματική άσκηση του Εσωτερικού Ελέγχου κάθε επιχείρησης έχουν οι λειτουργίες διαχείρισης κινδύνων, κανονιστικής συμμόρφωσης και εσωτερικής επιθεώρησης με τη συγκρότηση αντίστοιχων επιτροπών (Επιτροπή Ελέγχου, Διαχείρισης Κινδύνων και Κανονιστικής Συμμόρφωσης), οι οποίες αναλαμβάνουν να υποβοηθήσουν το διοικητικό συμβούλιο στο έργο του. Οι Επιτροπές υποστηρίζονται από αντίστοιχες υπηρεσίες, δηλαδή τις Μονάδες Εσωτερικής Επιθεώρησης, Διαχείρισης Κινδύνων και Κανονιστικής Συμμόρφωσης. Ο ρόλος τόσο των Επιτροπών όσο και των αντίστοιχων Μονάδων είναι διακριτός και αναβαθμισμένος, καθώς μπορούν να συμμετέχουν στο σχεδιασμό νέων προϊόντων και διαδικασιών, σε θέματα που αφορούν στη λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων καθώς και την εκτίμηση του λειτουργικού κινδύνου που μπορεί να προκύψει σε περιπτώσεις σημαντικών αλλαγών.

Πελάτες

Αυστηρό είναι το πλαίσιο που ορίζει η ΤτΕ σε ότι αφορά την ενημέρωση του καταναλωτή αλλά και την πολιτική διαχείρισης παραπόνων,  ενώ καθιερώνεται η απευθείας είσπραξη των ασφαλίστρων από τον πελάτη και μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις η διαμεσολάβηση τρίτου προσώπου.
Είναι χαρακτηριστικό ότι η υποχρεωτική γενική ενημέρωση προς τους πελάτες περιλαμβάνει εκτός από τα τυπικά στοιχεία που αφορούν στην εταιρεία, πληροφορίες για
• τη δομή της εταιρείας και του ομίλου, στον οποίον η εταιρεία ανήκει,
• την Πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων που ακολουθεί
• την Πολιτική κατηγοριοποίησης και χρεώσεων πελατών,
• τον τρόπο επικοινωνίας μεταξύ του πελάτη και της εταιρείας και
• την Πολιτική και όλη τη Διαδικασία της πολιτικής διαχείρισης παραπόνων, καθώς και περιληπτικά στατιστικά στοιχεία για τα παράπονα που έλαβαν την τελευταία διετία.

Το δίκτυο

Σε ότι αφορά την πολιτική παρακολούθησης της παραγωγής και είσπραξης ασφαλίστρων, η Πράξη ορίζει ότι κάθε εταιρεία διαθέτει κατάλληλη Πολιτική, καταγεγραμμένες Διαδικασίες και επαρκή μηχανογραφικά συστήματα για: 

α. Την ηλεκτρονική παρακολούθηση της παραγωγής της σε καθημερινή βάση, αναλυτικά βάσει τουλάχιστον στοιχείων ταυτοποίησης πελάτη (ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, στοιχεία επικοινωνίας), αριθμού συμβολαίου, ποσού ασφαλίστρων, ποσοστού προμήθειας ανά κλάδο και ποσό προμήθειας που αναλογεί και κωδικού συνεργάτη – μέλους δικτύου που διενήργησε την πώληση, 

β. την ηλεκτρονική παρακολούθηση της είσπραξης των ασφαλίστρων, είτε απευθείας από τον πελάτη με ταχυπληρωμή, είτε με κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας, είτε με καταβολή μέσω ιδρύματος πληρωμών, είτε, σε εξαιρετικές και ειδικά αιτιολογημένες περιπτώσεις, μέσω άλλου, εξουσιοδοτημένου προς τούτο φυσικού ή νομικού προσώπου, και

γ. στην περίπτωση της κατ’ εξαίρεση είσπραξης των ασφαλίστρων για λογαριασμό της εταιρείας από άλλο φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η κατάλληλη πολιτική, οι καταγεγραμμένες διαδικασίες και τα επαρκή μηχανογραφικά συστήματα καθιστούν δυνατή την, σε ημερήσια βάση, παρακολούθηση της ορθής τήρησης των προθεσμιών που ορίζει η κείμενη νομοθεσία για την κατάθεση των ασφαλίστρων στο ταμείο της εταιρείας ή σε τηρούμενο από εκείνην τραπεζικό λογαριασμό, και κατά συνέπεια καθιστούν δυνατή, σε περίπτωση μη τήρησης των ανωτέρω, την άμεση ανάκληση της εξουσιοδότησης προς το εν λόγω φυσικό ή νομικό πρόσωπο να εισπράττει ασφάλιστρα για λογαριασμό της εταιρείας.

Επιπλέον τo τυχόν ηλεκτρονικό σύστημα καταχώρησης αιτήσεων ασφάλισης, που διαθέτουν οι εταιρείες στο δίκτυό τους, έχει τις απαραίτητες δικλείδες ασφαλείας ώστε να μην επιτρέπεται η καταχώρηση αίτησης με προγενέστερη ημερομηνία. Το ίδιο ως άνω σύστημα διασφαλίζει ότι ο χρόνος έναρξης της τυπικής και ουσιαστικής ισχύος του ασφαλιστηρίου συμβολαίου έπεται πάντοτε της ημερομηνίας που καταχωρείται σε αυτό η αίτηση ασφάλισης.