Άρθρο του Μιχάλη Μάρκου, MBA*
Διευθυντικό Στέλεχος-Σύμβουλος Επιχειρήσεων & Καθηγητής Διοίκησης Επιχειρήσεων/Marketing
Ο χρόνος είναι ένα αναπόσπαστο κομμάτι της ζωής μας και η όποια λανθασμένη διαχείρισή του, έχει συνέπειες τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε προσωπικό επίπεδο. Η σύγχρονη κοινωνία απαιτεί όλο και γρηγορότερους και εξαντλητικούς ρυθμούς ζωής, πολλές ώρες εργασίας, έντονο ανταγωνισμό και λίγες ώρες για προσωπική ξεκούραση. Είναι γεγονός, ότι ο χρόνος είναι περιορισμένος, έχει πάντα 24 ώρες, δεν σταματά ποτέ, κοστίζει, ξοδεύεται συχνά άσκοπα και το βέβαιο είναι ότι δεν επανέρχεται. Συνεπώς, θα πρέπει να χρησιμοποιείται έξυπνα και αποδοτικά, ώστε να μπορούμε να πετυχαίνουμε το μέγιστο δυνατό όφελος τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε προσωπικό επίπεδο.
Ως διαχείριση του χρόνου, ορίζεται ο συντονισμός των καθηκόντων και των δραστηριοτήτων ενός ατόμου για τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας των προσπαθειών του. Η διαχείριση του χρόνου επιτρέπει στους ανθρώπους να κάνουν όλο και καλύτερα τις εργασίες που έχουν προγραμματίσει σε λιγότερο χρόνο. Μάλιστα, η σωστή διαχείριση χρόνου (time management) θεωρείται ένα από τα πιο σημαντικά «soft skills» που πρέπει κάποιος να διαθέτει στη σημερινή αγορά εργασίας καθώς ζητείται έντονα και από τις επιχειρήσεις.
Πολλά έχουν γραφτεί για το πώς μπορεί κανείς να διαχειριστεί καλύτερα τον χρόνο του, και για το πόση σημασία έχει ο σωστός προγραμματισμός των δραστηριοτήτων τις οποίες ένα άτομο έχει να φέρει εις πέρας. Αν ο προγραμματισμός γίνει σωστά, τότε είναι εφικτό να μειωθεί ο χρόνος και η προσπάθεια για να επιτευχθεί ένας στόχος. Τα οφέλη ενός σωστού προγραμματισμού είναι πολλαπλά μιας και ο προγραμματισμός είναι ένας οδηγός για το μέλλον. Δείχνει πού είμαστε και πού θέλουμε να φτάσουμε. Το πρώτο βήμα λοιπόν, για ένα σωστό προγραμματισμό είναι η λεπτομερής καταγραφή των δραστηριοτήτων ενός ατόμου μέσα σε μια ημέρα/εβδομάδα με χρονομέτρηση. Μέσω αυτής της διαδικασίας θα φανούν τα ποσοστά του χρόνου που ξοδεύονται σε επείγουσες, σημαντικές, λιγότερο σημαντικές, ανούσιες ή αδιάφορες εργασίες/δραστηριότητες.
Η θέσπιση προτεραιοτήτων στις εργασίες/δραστηριότητες που έχει να διεκπεραιώσει ένα άτομο, είναι μια άλλη σημαντική παράμετρος στην σωστή διαχείριση του χρόνου. Η «κρισιμότητα» και η «πιεστικότητα» κάθε εργασίας/δραστηριότητας, καθορίζουν τη σπουδαιότητα και τη σημασία της. Η «κρισιμότητα» απαντά στο κατά πόσο κρίσιμη/καθοριστική είναι η εργασία που πρέπει να πραγματοποιηθεί για την επίτευξη των στόχων, ενώ η «πιεστικότητα» απαντά στο κατά πόσο επείγουσα είναι η εργασία. Η κατηγοριοποίηση τους αφορά σε 4 κατηγορίες, οι οποίες είναι: A) εργασία κρίσιμη αλλά και επείγουσα (δεν επιδέχεται αναβολή και συνήθως πρόκειται για κάτι που πρέπει να γίνει άμεσα), B) εργασία κρίσιμη αλλά όχι επείγουσα (που σημαίνει ότι μπορεί να ολοκληρωθεί και με την βοήθεια/συνδρομή άλλων ατόμων), Γ) εργασία όχι κρίσιμη αλλά επείγουσα (η οποία συνεισφέρει ελάχιστα στην επίτευξη των στόχων αλλά πρέπει να γίνει αμέσως) και τέλος Δ) εργασία ασήμαντη, που σημαίνει ότι δεν συμβάλλει στην επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί και ούτε υπάρχει οποιαδήποτε πίεση για την ολοκλήρωση της.
Ο προγραμματισμός των δραστηριοτήτων της επόμενης ημέρας και η τήρηση ενός καλά οργανωμένου ημερολογίου/to do list είναι ακόμα μια σημαντική παράμετρος στην βελτιστοποίηση της διαχείρισης του χρόνου. Πρέπει να αφιερώνεται στο τέλος της ημέρας (ή στην αρχή της επόμενης), χρόνος τουλάχιστον 5 λεπτών για την καταγραφή των εργασιών/δραστηριοτήτων που πρέπει να πραγματοποιηθούν, με σαφή ιεράρχηση των προτεραιοτήτων και καθορισμό χρόνου για κάθε μια. Ένα ημερολόγιο ή to do list έγγραφο αποτελούν εξαιρετικά εργαλεία για την αύξηση της παραγωγικότητας μιας και εκπληρώνοντας τους στόχους που είχαν τεθεί (γραπτώς), το άτομο αισθάνεται πιο παραγωγικό και αποτελεσματικό. Η ηθική ικανοποίηση που προσφέρεται είναι το καταλληλότερο κίνητρο για να συνεχίσει κανείς να δημιουργεί νέες λίστες και να θέτει όχι μόνο μακροπρόθεσμους αλλά και βραχυπρόθεσμους στόχους, συμβάλλοντας με αυτό τον τρόπο στην ανάπτυξη της υπευθυνότητας και της συνέπειας.
Συνεχίζοντας, δεν πρέπει να αγνοηθεί η σημασία της τάξης και της οργάνωσης του χώρου εργασίας, ενός ατόμου, που θέλει να διαχειρίζεται καλύτερα τον χρόνο του. Βάσει ερευνών, έχει διαπιστωθεί ότι ένας καθαρός και οργανωμένος εργασιακός χώρος δίνουν ένα επιπλέον κίνητρο για γρηγορότερη ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων/εργασιών που πρέπει να πραγματοποιηθούν. Τέλος, ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην σωστή και αποτελεσματική αντιμετώπιση των χρονοκλεφτών/περισπασμών που υπάρχουν όπως τα τηλεφωνήματα, τα emails, τα social media, οι (απροσδόκητες) επισκέψεις ή τα αιτήματα για βοήθεια/συνεργασία από φίλους/συνεργάτες/υφιστάμενους/προϊστάμενους, κ.ο.κ. αλλά η στρατηγική που θα πρέπει να ακολουθηθεί ανάλογα με τον περισπασμό.
Εν κατακλείδι, η ικανότητα σωστής και αποτελεσματικής διαχείρισης και οργάνωσης του χρόνου είναι μείζονος σημασίας στην σύγχρονη κοινωνία και στις επιχειρήσεις. Η ικανότητα αυτή δημιουργεί ένα σύστημα προγραμματισμού και ελέγχου και εξασφαλίζει ισορροπία στην προσωπική και επαγγελματική ζωή, ώστε το άτομο να ανταποκρίνεται με ευελιξία σε νέες ευκαιρίες ή απρόοπτα. Τα πλεονεκτήματα/οφέλη από την ορθή διαχείριση του χρόνου είναι η αύξηση της παραγωγικότητας, η θετική προδιάθεση, η ελάττωση των περιπτώσεων σκόπιμης αποφυγής εργασιών (αναβλητικότητα), η προώθηση της ιδέας της προετοιμασίας και της επανάληψης, η ελαχιστοποίηση διεκπεραίωσης εργασιών την τελευταία στιγμή και η δραστική μείωση του άγχους. Βασική προϋπόθεση βέβαια σε όλα αυτά, θα πρέπει να είναι και η αυτόβουλη θέληση καθενός από εμάς να αλλάξει τον τρόπο σκέψης και δράσης μας, έτσι ώστε διαχειριζόμενοι ορθότερα και αποδοτικότερα τον χρόνο μας, να πετυχαίνουμε το μέγιστο δυνατό όφελος τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε προσωπικό επίπεδο.
